Sistema de inventario para tu negocio: cuándo dejar el Excel

Señales de que el Excel ya no alcanza

Si te pasan dos o más de estas, es hora de cambiar:

• El stock del archivo no coincide con el real.
• Varias personas editan el mismo archivo y se pisan.
• No sabes qué lote vence primero o qué producto rota menos.
• Tienes varias sedes o bodegas, cada una con su archivo.
• Cerrar la caja del día toma horas y siempre hay diferencias.

Qué debe tener un buen sistema de inventario

• Movimientos con trazabilidad: quién movió qué y cuándo.
• Control por variante o lote, con fechas de vencimiento cuando aplique.
• Bloqueo de salidas cuando no hay stock suficiente.
• Punto de venta y cierre de caja por turnos.
• Alertas de faltantes y reportes de rotación.
• Funcionamiento aun si se cae el internet, si tu local lo requiere.

¿Programa listo o a medida?

Si tu negocio es estándar, un programa ya hecho puede bastar y sale más barato. A medida conviene cuando tienes lotes y vencimientos, varias presentaciones de un mismo producto, reglas de aprobación o integraciones con tu tienda en línea que esos programas no cubren. Si un programa listo resuelve tu caso, te lo decimos.

Hemos construido ambos extremos: un POS + ERP offline-first para farmacias con trazabilidad FEFO, y un backend para imprenta con control de inventario por variante.

Cómo migrar sin parar la operación

Se carga el inventario actual desde Excel, se prueba en paralelo unos días y recién entonces se apaga el archivo viejo. Así no pierdes ventas durante el cambio.

Rangos de referencia del mercado colombiano (2026)

Valores recopilados de publicaciones de proveedores colombianos en 2026. Son orientativos, no una cotización.

• Programa de inventario ya hecho (SaaS): desde unos $20.000 hasta $180.000 COP al mes, según usuarios y módulos. Ojo: si nómina, POS e inventario se cobran por separado, el costo real puede ser entre 30 % y 80 % mayor al del plan base.
• Sistema a medida básico: entre $5.000.000 y $15.000.000 COP.
• Sistema a medida mediano: entre $15.000.000 y $50.000.000 COP, con 2 a 5 meses de desarrollo.
• Integración con un sistema externo: entre $2.000.000 y $8.000.000 COP adicionales.

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